Fondovi EU-a dostupni su privatnim i javnim ustanovama i organizacijama civilnoga društva kroz programe bespovratne pomoći koje objavljuju razne ovlaštene hrvatske institucije. 

Sve sheme za dodjelu bespovratnih sredstava nemaju nužno isti postupak prijavljivanja. Projektni prijedlog ili projektna prijava obično se sastoji od logičke matrice, prijavnog obrasca te proračuna, različitih priloga i dr. 

Iako u početku treba apsorbirati mnogo informacija, svi postupci prijavljivanja za natječaj za dodjelu bespovratnih sredstava nalaze se u Uputama za prijavu projekta koje su nužno štivo pri prijavljivanju za fondove EU-a.

Proces razvijanja projektne ideje do osnove projektnog prijedloga obuhvaća dvije faze: analizu i planiranje koje se progresivno izvode. Ovaj proces imati će dokumentirani krajnji rezultat, a to je Logička matrica koja će sažeti ključne elemente projektnog plana. 

Faza analize uključuje prepoznavanje problema i potreba, njihovo postavljanje u uzročno-posljedičan odnos i definiranje poboljšane buduće situacije uz izbor strategije za projekt.
Faza planiranja služi se rezultatima analize i pretvara ih u detaljni operativni plan spreman za daljnji razvoj u projektnu prijavu.

1. Detaljan pregled natječaja i priprema kratkog sažetka za naručitelja

2. Analiza problema

3. Definiranje opisa projekta

4. Definiranje projektnih pretpostavki i rizika

5. Definiranje objektivnih izvora provjere

6. Izrada detaljnog plana aktivnosti,

7. Planiranje resursa i troškova (proračun aktivnosti)

8. Finalizacija projektne prijave